Muchas veces cuando compramos un departamento, por lo general nuevo, en un desarrollo que acaban de entregar, donde en un principio el desarrollador es el que administra, y cuando termina de construir todo el desarrollo, prácticamente, dicen ahora ustedes “háganse bolas” con el mantenimiento, las cuotas, ¿quién va las va a cobrar?, ¿quién va a limpiar las áreas comunes?, ¿quién nos va a cuidar el jardín?, ¿quién va a sacar la basura?, y todo lo que conlleva vivir en comunidad,
Nos podríamos preguntar y ahora ¿qué hacemos?
Lo primero que tenemos que saber es que hay leyes en cada estado, que regulan la convivencia dentro de los condominios, cada Estado tiene su propia ley y se manejan de manera diferente, en cuanto a la autoridad que la regula, por ejemplo en la ciudad de México, el organismo que la regula se llama PROCURADURIA SOCIAL DE LA CIUDAD DE MEXICO (por sus siglas PROSOC), y este es el órgano que se encarga de regular de conciliar los conflictos entre colonos, así como algunas de sus necesidades como por ejemplo la de capacitar a las personas para que sean administradores de los condominios. En el estado de México esta la DIRECCION GENERAL DE PROTECCION AL COLONO, que tiene las mismas funciones, otra institución como ejemplo es la del Estado de Guerrero se llama JUNTA VECINAL.
Como veras, necesitas revisar como se llama el organismo que protege, regula, concilia, los problemas entre condominos, he investigar que es lo que pide, sin embargo, casi todas tiene el siguiente organigrama
La Asamblea General, siempre sera el órgano supremo, esta integrada por todos los condominos, y son quienes van a tomar las decisiones por mayoría. Las mayorías también dependen de cada estado así como la forma manera de convocarlas, es decir, utilizan tiempos diferentes para realizar la segunda y tercera convocatoria por regular cuando se cae en la tercera convocatoria, se decide sin tener la mayoría que suele ser 50 mas uno del total de conodominos.
La Asamblea por lo general tiene las siguientes funciones:
- Aprobar o reformar el reglamento. Interno del condominio
- Nombrar y remover libremente al administrador.
- Fijar la remuneración del administrador.
- Fijar las obligaciones y facultades del administrador.
- Establecer cuotas de mantenimiento, métodos de cobro, tasas moratorias
- Nombrar y remover al comité de vigilancia.
- Examinar y aprobar los estados de cuenta.
- Aprobar el presupuesto de gastos del próximo año.
El comité de vigilancia, es de mucha utilidad, ya que se encarga de verificar que todo funcione correctamente, y que de que el administrador ademas de cumpla con sus funciones, no haga mal uso de los recursos
Las principales funciones del comité son:
- Cerciorarse que el administrador cumpla con los acuerdos de la Asamblea General.
- Supervisar que el administrador cumpla sus funciones.
- Contratar y terminar los servicios profesionales de una administración externa (si es que se eligiese).
- Apruebe y de conformidad para realización de obras.
- Verificar y dictaminar los estados de cuenta que rinda el administrador.
- Constatar y supervisor la inversión de los fondos.
El administrador, es quien realizara todas las tareas para que el condominio funcione, buscara proveedores, los propondrá ante la asamblea y coadyuvara la elección de ellos, deberá encargarse de contratar al personal para el mantenimiento de las áreas comunes, se encargara de recolectar las cuotas para pagar los gastos que tengan que realizarse para el funcionamiento del condominio, podrá apoyarse de un secretario y un tesorero
Las principales funciones del administrador serán:
- Entregar en Asamblea Ordinaria a cada condominio un Estado de Cuenta.
- Llevar libro de actas de Asamblea.
- Cuidar y vigilar los bienes del condominio y los servicios comunes.
- Representar y llevar a cabo las decisiones aprobadas en la Asamblea General.
- Atender la operación adecuada y eficiente de las instalaciones y servicios generales.
- Ejecutar los acuerdos de la Asamblea.
- Recaudar las cuotas para los fondos de mantenimiento/administración, reserva y los gastos extraordinarios.
- Efectuar los pagos de mantenimiento y administración del condominio, con cargo al fondo correspondiente.
- Otorgar recibo por cualquier pago que reciba.
Las funciones del secretario serán
- Actualizar y manejar los libros de las actas de asambleas, de acreedores, archivos y demás documentos necesarios para el buen funcionamiento de la administración
Las funciones del tesorero serán
- Responsable del manejo contable interno de la administración debiendo ser solidario con el administrador quien debe llevar actualizados los estados de cuenta de la administración, sin poder tener la disponibilidad ni ejercicio de los mismos.
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